关于海关档案现代化管理的思考
2001年4月，全国海关政务信息化工作会议在宁波召开，李克农副署长在会议上指出：在新形势下，各级海关的办公室必须要高度重视科技创新和体制创新，通过大力推进政务信息化建设，提高自身工作质量和工作效率，更好地为海关中心工作服务。李副署长的讲话为在新形势下如何做好办公室工作指明了方向，对办公室工作人员而言，深入学习领会署领导讲话精神，有着重要而深刻的现实意义。
在建立现代海关制度的进程中，海关各项工作现代化建设步伐日益加快，作为海关行政管理重要内容之一的海关档案管理工作，不断接受着新的观念和管理意识的冲击。笔者长期从事海关档案管理工作，在学习领会署领导讲话精神的基础上，想从自身工作出发，就如何加强档案管理工作信息化与现代化建设的课题谈几点粗浅看法。
一、树立档案现代化管理意识
自档案诞生以来，记录载体已经经历了甲骨、金石、简牍缣帛和纸张等多种介质的变化，记载形态由单一文字发展到文字、音像、图片等多种类型。在这一发展里程中，人们真正认识档案价值也经历了一个漫长的过程。
（一）档案价值的认识
长期以来，档案被看作是可视的静态实物，作为阶级斗争、社会变革过程及结果的记录和工具，处于保密状态。此时在人们心目中，档案不是信息资源，而是一种特殊的、神圣的、神秘的“东西”或者说仅仅是在保存着的“东西”。
随着社会进步和科学技术的发展，当人们站在历史社会的高度，把思维从档案的自身向“过去产生”与“未来发展”延伸并将其作为完整的系统进行研究时，才对档案的概念有了较为科学的理解——以文字、音像、图片等形态记载人类活动所形成的信息集合。此后，基于高科技手段的不断涌现，使人们不断地从全新的角度加深对档案实质的认识。
1．档案实体是信息载体、档案利用的实质是信息流动。人们因为信息欲用而立卷，因信息有用而管护，因信息适用而服务；因信息的流动以及使用中的创新而再度立卷、管护、利用。每次新的信息产生和集合，都是前期诸多相关信息流动的继承、提高和发展，档案信息的有用性决定着档案价值。
2．电子数据的产生与发展为档案信息注入了新的活力。电子文件、电子档案管理与应用的不断深入，提供了信息远程传输与按需选择下载方式等等便捷手段，摆脱了传统纸质档案载体的约束，为信息高效、准确、大范围交流开辟了广阔的发展前景，突破了空间与时间的限制。
３．信息的先导作用，在工作的成败中往往有着举足轻重的关键地位。数字化、网络化、大容量、高速度的高新技术手段，对地域、行业、时空等限制的淡化，使信息的服务功能质量得到空前的提高，更为信息导向功能的发挥提供了极大的便利和可能。
（二）档案属性的认识
档案是以实物形态被保存的文件材料总称，故较长时期被认为是置于存储地位的静态实体。但从宏观角度审视，档案实体承载信息所表现的静止状态是相对的、暂时的，只是信息活动过程中产生的中间时态的阶段性载体。
１．档案实体所记载的信息，通过阶段性的鉴定、整理、销毁，其信息总量逐步减少，信息内容得到不断精炼。也可以说，它的自身在一定时限内，始终处于现行价值不断递减、消失，历史价值不断显现、增长的过程中。
２．档案实体信息的外部交流活动，虽然由于社会发展阶段、发达程度与地域、行业等情况的不同而存在着较大的差异，但是都有着明显的基本流动状态。
３．在进入信息时代后，由于信息流动速度空前加快，载体建立周期大幅缩短和载体信息大范围、高密度地频繁利用，使档案的相对静止状态日趋弱化，档案信息动态属性日渐突出。
（三）档案信息的供需
先进技术的普遍应用对档案管理工作在准确程度、工作效率、查询速度等方方面面提出了更高要求，这些变化对当前以纸质为主的传统立卷材料、存储构架、管理模式等提出了挑战。
1．磁盘、光盘高密度存储方式与文字、图像压缩技术的结合，使单位体积信息容量得到千百倍提高、馆室存储空间利用效率得到巨大的发挥，从而为现代化档案信息需求奠定了便捷、快速、高效的物质技术基础。
2．在档案信息流动的大范围内，充分利用计算机高速度检索和高密度存储，可以在最短时间获得高质量的查询结果。
3．在实施档案实体和档案信息的全过程管理中，高层次、新水平的要求得到全面而准确的体现。同时，信息的导向功能得到拓展，为海关事业的发展及海关档案管理现代化建设，提供了更广阔的空间。
二、海关档案管理的重要性和紧迫性
（一）海关档案管理的重要性
档案管理工作与海关的各项管理工作共存。只要有机关工作活动，只要有海关的监督管理行为就必然要形成档案，无论是旧中国海关或是现代中国海关无不如此。
建国后，旧中国海关的档案被收入中国第二历史档案馆成为国家的档案财富，各地海关的历史档案多被当地档案机构作为镇馆之宝。这充分说明海关档案对历史研究，对后人社会实践具有非常重要的价值。我们之所以要加强档案管理，同样是在对历史负责，对党和国家负责，对后人负责。
改革开放以来，各海关单位的档案在保证领导决策和服务业务需要方面发挥了重要作用，为货运监管、征收关税、海关统计和打击走私等工作提供了信息资源和法律依据。作为机关工作的重要组成部分，海关档案管理在建立现代海关制度的过程中担负着基础和信息保证的作用。
（二）海关档案管理现代化建设的紧迫性
近年来，随着档案综合管理达标升级活动的深入开展，海关档案管理工作的水平得到了很大提高，也积累了一些改革创新的经验，但是，总体而言海关的档案管理工作的整体水平依旧较低，面临许多需要尽快解决的实际问题，主要表现在三个方面：一是海关系统档案宏观管理相对滞后，微观指导不力，系统内档案工作发展不够均衡；二是档案管理现代化程度不高，缺乏统一规划和系列开发；三是档案人员知识单一，尤其是比较熟练掌握海关档案专业知识和计算机技能的复合型人才不足。
目前，海关档案工作正经历着由手工管理向计算机自动化管理的转化阶段，面临着社会多层次、多批次的需求与落后管理模式的矛盾。要解决这些矛盾，必须要走改革创新之路，从人员素质、技术装备、管理思路、规章制度等方面入手，更新观念，加强规划，实现跨越式发展。一是把档案管理的重点放在开发和利用信息资源上，全方位为海关事业和社会经济发展服务；二是把档案管理着眼点放在加强现代化管理和提高档案工作人员素质的基点上；三是改变过去只注重一般管理和利用文书档案的现象，逐步做到档案综合管理和信息开发利用并重。
三、提高档案管理现代化的认识
档案管理现代化，是指以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，取得被管理的档案在确定总目标下，其整体动态的最佳效果。
要通过档案管理现代化建设，取得档案管理总目标下其整体动态的最佳效果，必须做好三方面：一是如何保护档案，最大限度地延长档案寿命；二是如何开发档案信息，最大限度地满足社会各方面对档案利用的需求；三是在电子文件成为社会现行文件主导形式时，如何继续丰富档案馆藏。
随着办公自动化的深入发展，以纸质为文件的主导介质，将要让位于数字代码序列的电子形式。虽然现在还没有很好的经验和方法，但这是一个非解决不可的问题。在现阶段，首先需要对以下问题予以解决和明确：
（一）电子文件和电子档案的概念。电子文件可定义为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案可定义为：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。
（二）电子文件、电子档案的特性。具体表现为：数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、物理结构和逻辑结构之间关系的复杂性、对元数据的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。
（三）保管电子档案与保管纸质档案的区别。在纸质档案保存时，人们是在防火、防尘、防光、防潮、防虫、防霉和修裱加固、字迹恢复等方面下功夫。而保管电子档案，则需要依据其特性和软硬件平台的变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。
（四）电子档案与纸质档案利用的区别。电子档案利用一般有直接利用、提供拷贝、通信传输等三种方法，纸质档案的利用一般是直接利用原件。两者的区别是电子档案利用的方式和所依赖的技术是多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，采取技术措施，加强对电子档案利用的管理，就显得特别重要，特别是安全、保密方面的管理。
（五）电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增加电子文件形成的参与和电子档案长期保存。两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量很高。电子档案管理，实质是一项系统技术工程。所以，要求电子档案管理人员必须具备的知识和技能，是档案管理基础知识、计算机应用及自然科学基础知识等，还要具备一定的外语能力。
四、加快实现海关档案管理现代化的设想
海关档案管理现代化应树立创新意识，开拓改革思路，适应和满足海关管理发展的总体需要，有组织、有领导、有规划、有步骤、循序渐进地推广。同时，必须继承和吸收能体现我国档案工作特点的有益经验和有效的管理方法，结合海关档案工作的特点，进行创造性的档案现代化管理模式和方案的设计。
（一）海关档案管理现代化的首要条件是档案人员综合业务素质的提高
随着改革开放的深入发展，档案干部队伍在思想观念、业务水平和工作作风等方面也要与之相适应。为海关档案事业培养和造就一大批掌握海关档案专业知识和现代科学技术知识的复合型管理人才，是全面履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能，加快档案现代化进程的重要保证。因此，要全面增强档案业务人员的政治、业务素质，完善和优化其知识结构，提高档案人员研究解决档案工作中新情况、新问题的能力，建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案干部队伍，是我们面临的一项重要而紧迫的任务。
（二）海关档案管理现代化建设的规模应实行全流程的自动化管理
这种自动化管理以计算机技术为主，综合利用其它先进技术，首先实行办公自动化，进而实现档案管理现代化。因此，在需求分析阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。在档案工作流程和程序设计上将档案整理工作的部分流程进行前移处理。
1．文件价值鉴定工作前移。档案整理中，文件价值鉴定和划分保管期限的工作，是按年度集中进行的。现将这个工作程序前移到文书处理过程中去做，跟踪文件运转到最后办理完毕归档为止。当文件进入收、发窗口时，由文档人员鉴定该份文件的保管期限后录入计算机，这样就将年度文件集中鉴定保管期限工作，随时进行，既减轻了工作量，又为下一步利用计算机自动整理立卷、存储信息提供了条件。
2．分类工作前移。在分类前，档案部门按照机关的组织机构或工作职能预先制定出分类方案，将分类方案录入程序内。在文件进入收、发窗口时，按分类方案所确定的类别去分类，并给每份文件标注分类词，这种分类词可以是主题词或关键词，再将文件录入计算机，这样将集中整理分类变为随机进行，工作效率大大提高。同时，这对以后用计算机立卷和检索提供了分类标准和条件。
3．著录标引工作前移。档案著录标引工作是计算机管理档案所必须进行的前处理工作。将著录标引工作实行前移，移至文书处理中的收、发窗口进行，可大大缓解档案集中著录标引工作量大的压力。在文件进入收、发窗口时，文书处理人员必须进行登记、编号，然后录入计算机，为使用计算机管理档案奠定了基础。
（三）海关档案管理现代化建设的总体发展规模将是通过档案管理自动化模式来实现网络化管理
具体可分三步：
1．实现各直属海关档案主管机关文档为主的局部网络管理。在隶属单位范围内实行分级管理，各直属海关文档网络自成一体。
2．实现以海关总署主管机关为龙头的全国海关档案系统网络化管理。以主管机关的主干网，联通各区域网络，形成一个海关系统文档一体化的网络管理体系。
3．并入海关政务信息网，实现档案信息资源共享。
（四）档案管理现代化将使档案的开发利用突破了空间与时间的限制
计算机互联网的出现与发展将给海关档案利用工作带来全新的变化，各海关人员不受地理位置的限制，上网即可利用对外开放的电子档案。将来，随着社会向信息化发展，特别是随着电子文件、电子档案管理与应用的不断深入，国家对电子档案法律效力的确认，以磁带、磁盘或光盘为介质的电子档案将逐步替代纸质档案，成为档案管理的主要对象。
随着现代海关制度的建立，海关的档案管理工作也要跟上时代的步伐，只有不断开拓创新，与时俱进，才能实现海关档案管理现代化，更好地为海关各项工作服务。
（责任编辑：徐晓菁）
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