加拿大档案工作的做法和经验
2000年6月5日至17日，我随中国档案工作代表团考察了加拿大档案工作。在加拿大期间，我们参观了加拿大国家档案馆、政府部门档案馆、加拿大银行档案馆、多伦多市档案馆、Scotia银行档案馆和不列颠哥伦比亚省档案馆等。加拿大在发展档案事业上的一些成功经验，值得我们借鉴。
一、 社会档案意识普遍较高
加拿大是北美新兴国家，只有200多年的历史，但政府却十分重视保护历史遗产和弘扬传统文化。 加拿大政府把档案、图书、文博作为一项统一的文化事业给予充分的重视和应有的投入。在国家档案馆，珍藏着许多珍贵文稿的原件和艺术品，放在展厅供人参观。大到整个国家，小到我们参观的每一个单位，档案人员都能娴熟地向我们介绍和展示本部门的发展史。在多伦多市档案馆，主人向我们展示了一份份反映当地历史的珍贵文件，其中最古老的一份是17世纪由一位建筑师将当地场景以绘画形式描绘下来寄给家人的，又由后人捐赠给档案馆，可见其档案意识之强。除了文书、图片档案外，各个档案馆还保存着许多实物档案，从其展示的各类档案中，我们完全可以看到加拿大档案工作发展的每一步脚印。
二、 建立了一套适合本国特点的档案管理体制
加拿大国家档案馆及其按地区设置的分馆和国家文件中心，构成了这个国家档案事业的主体。国家档案馆还专门设有政府档案馆，国家档案馆对档案管理实行宏观指导，其中主要是协助政府部门秘书人员制订文件保管期限表。国家档案馆主要面向政府部门接收永久档案，而定期档案则由文件中心负责保管。文件在文件中心保管期间，其所有权仍属文件产生单位，文件中心负责保管和提供利用，保管期满再由文件中心与文件产生单位鉴定一次，无保存价值则由文件中心负责销毁。由于大量定期保管的文件由文件中心集中保管，减少了政府各部门和一些企业单独保管文件的人力和费用，也更加有利于文件和档案向社会开放和利用。加拿大全国有八个地区性文件中心，也有的按行业设置，由企业共同出资组建。我们参观了丰业银行档案馆的文件中心，这里保存着该行本身及其分支机构形成的各类定期文件，因而也是该行的资料中心。
三、 档案管理与法规建设相配套
加拿大国家档案馆从1990年起，已经发布了500份文件，对文件的接收保管作了明确规定。除了单独的档案法规以外，在对各项社会经济活动的规章制度中，还相应地规定了该项活动形成的资料的保管问题。比如，在进行人口普查时，即规定有关国民个人的统计资料可以在保存72年之后对外开放，这个时限大致与一个人的生命周期相当。对文件价值的鉴定，1987年政府通过了国家档案法，并在第五条规定：“所有国家政府部门产生文件的鉴定和销毁，要经过国家档案馆馆长的批准，凡是具有国家意义的档案必须进国家档案馆。”每年只有10%的文件定为永久档案。在当前信息爆炸的时代，文件价值的鉴定尤为重要。联想到我们许多单位对档案保管期限的划定总是宁长勿短，过了保管期又不敢销毁，造成档案积压的包袱越背越重。
四、 运用现代化管理手段促进档案开发利用
加拿大的档案部门都把主要精力放在档案的收集和开发利用上，而不拘泥于档案的装钉和排架的形式。在档案的收集上则只接收涉及国家或本企业最重要事件的永久性档案，这部分档案大约只占每年形成的文件的10%。所有的档案馆都对社会公众开放。凡年满16周岁的公民都可以到各档案馆查阅和利用档案资料。儿童从7岁开始就接受如何利用档案的教育。让公众充分了解档案、利用档案。通过档案馆，让市民进一步了解政府为市民做了些什么。在国家档案馆设有宽敞的阅览室，现代化检索工具和利用指南十分完备，有丰富的历史资料和档案向公众开放。当然，涉及国家核心机密的档案还是严格保密的。我们参观的所有的档案部门都普遍采用了缩微或光盘技术复制和存储档案管理，并利用计算机网络调阅档案，十分快捷方便。参观不列颠可伦比亚省档案馆时，馆长介绍说，他们是加拿大最先采用计算机管理，所有的查找工具全部上网，用户可以从网上查到想要的数据。目前，已有57000张像片资料，在世界各地都能查到。
由于经济实力雄厚、科学技术发达，加拿大档案设施的现代化程度是很高的。国家档案馆是全国档案事业的主体，它收藏着国家最重要的史料。政府对此十分舍得投入，近年来拨款上亿美元兴建了国家档案馆新馆，而且其质量和现代化程度都是世界一流的。比如档案库房的温、湿度监测与调控，文件销毁机械、档案库房门锁等均是自动控制，因而也大大减少了人力，提高了效率或保险性能。
通过考察，我感到加拿大在档案管理方面的确有许多值得我们学习和借鉴的地方。由于社会制度、经济基础、管理体制以及思想观念上的不同，他们的有些做法我们不能照搬照套，但他们的成功经验可以启发我们的思路，用以提高和改进我们的档案工作，推动海关系统档案工作的发展。比如，档案信息的开发利用、档案计算机管理、档案设备的配置等等。
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